仕事メールで自分宛のメールを見逃さないようにする方法

おはようございます、小室です。ブログ書くのめっちゃ久しぶりです。

最近はブログ書かないで、バクとか描いてました。最近バク熱い

{width="305" height="320"}

前から自分のメモも兼ねて書こうと思っていた仕事メールについて書きます。

よくメールをこの世から無くそう!とかメールじゃなくてこのアプリを使えばスムーズにやりとりが出来る!!みたいに、メールは忌み嫌われていますが、最近私はあまりメールに関して悪いイメージを持っていません。

[]
もちろんRFCを守らず、改悪をして素行が悪いメールサーバー()がいる事は間違いありませんが、メール自体は人と人がコミュニケーションを行う、というとてもシンプルで強力な目的を叶えてくれるからです。

でも仕事でメールが自分宛なのかを全部チェックするの大変じゃないですか💥 メーリングリストとかに入れられた日には、そりゃメールなんて見たくなくなりますよね🔪🔪🔪

そんな私が仕事メールでどういう風に見逃しをしないかを書きます。

1) まずGoogleが提供するGmailを利用します。

2) 受信トレイは優先トレイを利用します。

{width="320" height="221"}

トレイの順番は以下の通りです。

  1. 重要な未読メール
  2. スター付き
  3. その他のメール

3) フィルターを作成する

明らかに自分宛のメールは見るようにしています。逆を返せばccに入っている場合は見逃す可能性があります。

条件: to:(komuro@仕事メール)
処理: スターを付ける, 重要マークを付ける

条件: 小室様
 処理: スターを付ける, 重要マークを付ける

カレンダーに一斉に追加された時に見逃すことがあるので、以下のようにしてます。

条件: subject:(招待:) komuro@仕事メール
処理: スターを付ける, 迷惑メールにしない, 重要マークを付ける

特定のお客様からのメールは必ず見るようにしています。

条件: from:(@example.com)
処理: スターを付ける, 迷惑メールにしない, 重要マークを付ける

特定のMLは必ず見るようにしています。

条件: to:(project-notify-ml@example.com)
処理: スターを付ける, 迷惑メールにしない, 重要マークを付ける

仕事上AWSからのメールを受けることが多いのですが、これがよく迷惑メールに入るので何かしらの対策をしていただきたいですね・・・(ほんとのスパムは、Gmail側がスパム判断する)

条件: from:(@amazon.com OR @amazon.co.jp)
処理: 迷惑メールにしない

その他の設定紹介

  • スレッド表示ON
  • 送信取り消し時間:10秒
  • キーボードショートカットON
  • 個別インジケータ表示

設定は以上です。それでは運用について説明します。

4) 運用のルール

メールは見たら、その場で返事、か、その日のうちに返信をする。

  1. 問題が解決した場合はアーカイブし、先方の要望を解決していない(〜日に提出します、などの返信だった場合)スターをつけてスター付きに置いておきます => 未対応のタスクになる

1日1回ブラウザーの検索で「小室」で検索する

  1. 何をしているかというと、フィルター、優先トレイから漏れたメールはその他のメールに行くのですが、そこに小室宛がないかをブラウザー検索で探します(多分ここら辺はChromeのプラグインとか作れば行けそうな気はしているが今時間がない)
  2. その他メールは基本アーカイブをします。後で検索が出来ればいい、という運用にしています。 {width="400" height="163"}

その他

色々なサービス(BOX, SF, Slack, backlog...etc)を使っている関係から、通知メールがバンバン来ると思いますが、私はそれを全部OFFにしています。その代わりの対策として以下を行なっています。

  • 対象サービス\<---> Slackでチャネル通知
  • 対象サービスは1日1回はログインして確認する

この2つでかなり見るべきメールが分かります。

またマーケティングメールは全部OFFにしましょう。大体大事な事はTwitterで流れて来るので、見逃したくないサービスなどはアカウントフォローしましょう。

このような感じで私は自分のメールを運用しています。誰かの参考になると嬉しいです。

本当に緊急な場合は、Twitterか、電話をください。それが確実です :)