おはようございます、小室です。ブログ書くのめっちゃ久しぶりです。
最近はブログ書かないで、バクとか描いてました。最近バク熱い
前から自分のメモも兼ねて書こうと思っていた仕事メールについて書きます。
よくメールをこの世から無くそう！とかメールじゃなくてこのアプリを使えばスムーズにやりとりが出来る！！みたいに、メールは忌み嫌われていますが、最近私はあまりメールに関して悪いイメージを持っていません。
もちろんRFCを守らず、改悪をして素行が悪いメールサーバー（）がいる事は間違いありませんが、メール自体は人と人がコミュニケーションを行う、というとてもシンプルで強力な目的を叶えてくれるからです。
でも仕事でメールが自分宛なのかを全部チェックするの大変じゃないですか💥 メーリングリストとかに入れられた日には、そりゃメールなんて見たくなくなりますよね🔪🔪🔪
そんな私が仕事メールでどういう風に見逃しをしないかを書きます。
1) まずGoogleが提供するGmailを利用します。
Gmail -ビジネス用途に独自ドメインのメールアドレス取得
2) 受信トレイは優先トレイを利用します。
トレイの順番は以下の通りです。
- 重要な未読メール
- スター付き
- その他のメール
3) フィルターを作成する
明らかに自分宛のメールは見るようにしています。逆を返せばccに入っている場合は見逃す可能性があります。
条件: to:(komuro@仕事メール)
処理: スターを付ける, 重要マークを付ける条件: 小室様
処理: スターを付ける, 重要マークを付ける
カレンダーに一斉に追加された時に見逃すことがあるので、以下のようにしてます。
条件: subject:(招待:) komuro@仕事メール
処理: スターを付ける, 迷惑メールにしない, 重要マークを付ける
特定のお客様からのメールは必ず見るようにしています。
条件: from:(@example.com)
処理: スターを付ける, 迷惑メールにしない, 重要マークを付ける
特定のMLは必ず見るようにしています。
条件: to:(project-notify-ml@example.com)
処理: スターを付ける, 迷惑メールにしない, 重要マークを付ける
仕事上AWSからのメールを受けることが多いのですが、これがよく迷惑メールに入るので何かしらの対策をしていただきたいですね・・・（ほんとのスパムは、Gmail側がスパム判断する）
条件: from:(@amazon.com OR @amazon.co.jp)
処理: 迷惑メールにしない
その他の設定紹介
- スレッド表示ON
- 送信取り消し時間：10秒
- キーボードショートカットON
- 個別インジケータ表示
設定は以上です。それでは運用について説明します。
4) 運用のルール
メールは見たら、その場で返事、か、その日のうちに返信をする。
- 問題が解決した場合はアーカイブし、先方の要望を解決していない（〜日に提出します、などの返信だった場合）スターをつけてスター付きに置いておきます=> 未対応のタスクになる
1日1回ブラウザーの検索で「小室」で検索する
- 何をしているかというと、フィルター、優先トレイから漏れたメールはその他のメールに行くのですが、そこに小室宛がないかをブラウザー検索で探します(多分ここら辺はChromeのプラグインとか作れば行けそうな気はしているが今時間がない）
- その他メールは基本アーカイブをします。後で検索が出来ればいい、という運用にしています。
その他
色々なサービス(BOX, SF, Slack, backlog...etc)を使っている関係から、通知メールがバンバン来ると思いますが、私はそれを全部OFFにしています。その代わりの対策として以下を行なっています。
- 対象サービス Slackでチャネル通知
- 対象サービスは1日1回はログインして確認する
この2つでかなり見るべきメールが分かります。
またマーケティングメールは全部OFFにしましょう。大体大事な事はTwitterで流れて来るので、見逃したくないサービスなどはアカウントフォローしましょう。
このような感じで私は自分のメールを運用しています。誰かの参考になると嬉しいです。
本当に緊急な場合は、Twitterか、電話をください。それが確実です :)